Apostilamento ou termo aditivo na Lei 14.133: qual instrumento usar para cada mudança do contrato

Resposta direta

Na Lei 14.133/2021, a mudança do contrato vai por termo aditivo quando altera o que foi pactuado e por apostilamento quando apenas registra o que o contrato já previu. O termo aditivo é o instrumento das alterações do art. 124: acréscimo ou supressão de quantidade (art. 125), mudança de projeto, de regime de execução ou de forma de pagamento, substituição de garantia e reequilíbrio econômico-financeiro. A formalização do aditivo é condição para o contratado executar a mudança (art. 132). O apostilamento é registro unilateral da Administração, dispensado o termo aditivo, para o que não caracteriza alteração: reajuste e repactuação previstos no contrato, atualizações financeiras das condições de pagamento, mudança de razão social e novo empenho (art. 136). A linha divisória não é o tamanho da mudança, é se ela precisa ser pactuada de novo. Abaixo, qual instrumento usar em cada caso e onde o erro trava o pagamento.

A pergunta que organiza tudo: a mudança altera o contrato ou só registra o que ele já previu?

Antes de escolher o instrumento, vale entender o que cada um faz. O termo aditivo e o apostilamento não são dois caminhos para a mesma coisa: são respostas a naturezas diferentes de mudança.

O apostilamento serve para os registros que não caracterizam alteração do contrato (art. 136). É a Administração anotando, no próprio contrato, uma consequência que o ajuste já trazia prevista. Não há nova vontade a manifestar, porque nada foi renegociado. Por isso a lei dispensa a celebração de termo aditivo e permite o registro por simples apostila.

O termo aditivo serve para o oposto: a mudança que altera o que estava pactuado (art. 124). Aqui há decisão nova, unilateral da Administração ou acordada com o contratado, e ela precisa de instrumento próprio. A apostila registra o que o contrato já previu; o aditivo pactua o que ele não previu. Guardar essa frase resolve a maioria das dúvidas antes mesmo de abrir a lista de casos.

O que vai por termo aditivo

O art. 124 organiza as alterações do contrato em dois grupos, e os dois se formalizam por termo aditivo. De um lado, as alterações unilaterais, que a Administração impõe: modificação do projeto ou das especificações para melhor adequação técnica (art. 124, I, “a”) e acréscimo ou diminuição de quantidade do objeto, dentro dos limites de 25% e 50% do art. 125 (art. 124, I, “b”). De outro, as alterações por acordo entre as partes: substituição da garantia de execução, mudança do regime de execução ou do modo de fornecimento, mudança da forma de pagamento por circunstância superveniente e restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro (art. 124, II, alíneas “a” a “d”).

Todas essas mudanças têm um traço comum: alteram o contrato. E, quando a Administração determina uma delas no curso da execução, a formalização do termo aditivo é condição para o contratado executá-la (art. 132). A lei abre uma única janela para antecipar: em caso de justificada necessidade, os efeitos podem começar antes, desde que o termo seja formalizado no prazo máximo de um mês.

O que vai por apostilamento

O art. 136 lista, de forma fechada, o que pode ser registrado por simples apostila, dispensado o termo aditivo, porque não caracteriza alteração do contrato:

• variação do valor para fazer face ao reajuste ou à repactuação de preços previstos no próprio contrato (art. 136, I);
• atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento previstas no contrato (art. 136, II);
• alterações na razão ou na denominação social do contratado (art. 136, III);
• empenho de dotações orçamentárias (art. 136, IV).

O fio que une os quatro é o mesmo: nenhum deles renegocia o contrato. O reajuste aplica o índice que o edital já fixou. A atualização financeira decorre da cláusula de pagamento que já estava lá. A mudança de razão social não altera direitos nem obrigações, só o nome de quem assina. O novo empenho é ato interno de orçamento. Como o apostilamento é registro unilateral da Administração, ele não depende de nova assinatura do contratado.

Reajuste por apostila, reequilíbrio por aditivo: a confusão que trava pagamento

A dúvida mais cara da execução mora entre dois institutos que parecem primos e não são: o reajuste e o reequilíbrio. Ambos mexem no preço, mas por caminhos jurídicos distintos, e o instrumento acompanha o instituto.

O reajuste, e também a repactuação de mão de obra, aplicam um mecanismo que o contrato já contratou: um índice, uma data-base, uma fórmula. Não há o que negociar, há o que calcular. Por isso vão por apostilamento (art. 136, I). Já o reequilíbrio econômico-financeiro por álea extraordinária, a revisão que responde a força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou evento imprevisível, é alteração por acordo entre as partes (art. 124, II, “d”). Depende de demonstração do impacto e de concordância sobre o novo valor, e a lei não o coloca entre as situações de apostila. Logo, vai por termo aditivo.

A consequência de errar o instrumento é bem concreta. Formalizar um reajuste simples como termo aditivo transforma um registro de um dia em um processo com minuta, parecer jurídico e assinatura das duas partes, e adia um pagamento que já era devido. Formalizar uma revisão por apostila é o erro inverso e mais grave: registra sozinho, sem acordo nem demonstração, um valor que a lei exige que seja pactuado, e entrega ao controle um aditivo disfarçado de apostila.

A armadilha de executar antes do termo aditivo

Há um ponto onde a gestão de contratos se machuca com frequência: começar a mudança antes de o aditivo existir. A obra precisa do serviço a mais, o fiscal autoriza por e-mail, a empresa executa, e o termo aditivo fica para depois. Quando depois não chega, o contratado executou sem cobertura.

A lei é direta: a formalização do termo aditivo é condição para a execução das prestações que a Administração determina no curso do contrato (art. 132). A antecipação de efeitos existe, mas é exceção justificada e vem com relógio: o termo tem de ser formalizado em até um mês. Executar um acréscimo confiando em combinação verbal, sem esse respaldo, é assumir dois riscos ao mesmo tempo: o de trabalhar de graça se o aditivo não sair e o de ter o pagamento do excedente questionado pelo controle, que lê a ausência do instrumento como execução sem amparo.

O que isso significa para a sua operação

Todo contrato público é assinado com uma margem prevista e executado com a margem que sobra, e o instrumento de mudança é onde essa margem se preserva ou vaza. Escolher entre apostila e aditivo parece formalidade de protocolo, mas decide duas coisas que pesam no caixa: quanto tempo a mudança leva para valer e quão firme ela fica diante do controle.

A disciplina é simples de enunciar e exige método para manter. Primeiro, classifique a mudança antes de pedir o instrumento: se ela aplica algo que o contrato já previu, é apostila; se ela renegocia o que estava pactuado, é aditivo. Segundo, trate o preço pelo instituto, não pela urgência: reajuste e repactuação por apostila, para não represar dinheiro devido; revisão por aditivo, para não fragilizar o pleito. Terceiro, nunca execute a mudança na promessa do aditivo: sem a formalização, ou a decisão que antecipa os efeitos com prazo de um mês, o trabalho a mais fica sem lastro.

A leitura final conecta este tema ao aditivo de valor e ao reequilíbrio. A base sobre a qual o reajuste incide por apostila é a mesma base que o aditivo de acréscimo usa para calcular o limite do art. 125. Manter o valor do contrato atualizado, com cada apostila registrada e cada aditivo no lugar, é o que permite chegar à próxima alteração sabendo exatamente quanto de margem existe. Contrato com o histórico de apostilas e aditivos organizado negocia a mudança de posição firme; contrato com o registro bagunçado aceita o que vier.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre apostilamento e termo aditivo? O termo aditivo formaliza as alterações do contrato previstas no art. 124 da Lei 14.133, aquelas que mudam o que foi pactuado: quantidade, projeto, regime de execução, forma de pagamento, garantia e reequilíbrio econômico-financeiro. O apostilamento é registro unilateral da Administração, dispensada a celebração de termo aditivo, para situações que não caracterizam alteração do contrato, como reajuste e repactuação previstos no próprio contrato, atualizações financeiras das condições de pagamento, mudança de razão ou denominação social e empenho de novas dotações (art. 136). A linha divisória não é o tamanho da mudança, é se ela precisa ou não ser pactuada de novo.

Reajuste de preço é feito por apostilamento ou termo aditivo? Por apostilamento. A variação do valor contratual para fazer face ao reajuste ou à repactuação de preços previstos no próprio contrato é uma das situações que a lei manda registrar por simples apostila, dispensado o termo aditivo (art. 136, I). O reajuste não é uma nova negociação, é o contrato executando uma cláusula que ele já trazia, por isso vai por registro, não por acordo.

O contratado precisa assinar o apostilamento? Não. O apostilamento é registro unilateral da Administração, com a celebração de termo aditivo expressamente dispensada (art. 136). Por isso ele serve para o que o contrato já previu e não depende de nova manifestação de vontade das partes. Quando a mudança exige a concordância do contratado, como no reequilíbrio ou na alteração do regime de execução, o instrumento correto deixa de ser a apostila e passa a ser o termo aditivo (art. 124, II).

Posso executar a mudança antes de o termo aditivo ser assinado? Como regra, não. A formalização do termo aditivo é condição para o contratado executar as prestações que a Administração determina no curso do contrato (art. 132). Só em caso de justificada necessidade de antecipação dos efeitos a execução pode começar antes, e ainda assim o termo deve ser formalizado no prazo máximo de um mês. Executar acréscimo com base em e-mail ou combinação verbal, sem esse respaldo, é assumir o risco de trabalhar sem cobertura contratual e de ter o pagamento do excedente questionado.

Reequilíbrio econômico-financeiro vai por apostila ou por termo aditivo? Por termo aditivo. O restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro por força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou evento imprevisível é alteração por acordo entre as partes (art. 124, II, “d”), e a lei não o inclui entre as situações de apostila do art. 136. Diferente do reajuste, que aplica índice já pactuado, a revisão depende de demonstração e de concordância, por isso se formaliza por aditivo.

Base legal e fontes

Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021: os dois tipos de alteração do contrato, unilateral e por acordo entre as partes (art. 124); os limites de 25% e 50% das alterações unilaterais sobre o valor inicial atualizado (art. 125); o termo aditivo como condição para a execução da mudança determinada pela Administração, com antecipação de efeitos e formalização em até um mês (art. 132); e os registros por simples apostila, dispensado o termo aditivo, para reajuste e repactuação previstos no contrato, atualizações financeiras das condições de pagamento, alteração de razão ou denominação social e empenho de dotações (art. 136): Planalto.

TCU, Licitações e Contratos: Orientações e Jurisprudência, alteração do contrato: a reprodução do texto dos arts. 124 a 136 da Lei 14.133 e a sistematização da distinção entre a alteração formalizada por termo aditivo e o registro por apostilamento: TCU.

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Serviço que executa esse trabalho: Gestão de Contratos.